La facturación electrónica, ¿el primer paso para la revolución digital?

La transformación digital nos llegó con toda y la facturación electrónica hace parte de ella. En los últimos años hemos sufrido cambios sustanciales en la forma en la que nos relacionamos con marcas y cómo consumimos sus productos y servicios.

El entretenimiento, el comercio, el turismo y el transporte fueron industrias que cambiaron radicalmente nuestra forma de actuar y de pensar; industrias que en menos de 10 años reinventaron modelos de negocio y literalmente “nos cambiaron la vida”.

Hoy no tomamos un taxi, sino que pedimos Uber; no vamos a un centro comercial, sino que compramos por Amazon; en vez de reservar en un hotel, usamos Airbnb y cambiamos la ida al cine por una maratón de películas o series en Netflix.

La transformación digital también está cambiando nuestra vida profesional

La transformación digital no solo toca nuestra vida personal; ahora está cambiando totalmente la vida profesional, ¡nuestra forma de trabajar! Muchos usamos plataformas en la nube para almacenar información, para colaborar haciendo una presentación o documento con alguien que puede estar otra parte del mundo.

Actualmente no son necesarias las reuniones presenciales, e incluso muchas empresas usan el teletrabajo como alternativa para ser eficientes, ahorrar costos y tener empleados felices. Los documentos ahora se firman digitalmente, y los correos electrónicos y el WhatsApp son las mejores herramientas para comunicarnos con nuestros clientes o colaboradores.

Sin embargo, la industria contable ha estado rezagada muchos años, ya que no ha sido impactada por la transformación digital que otras industrias vienen desarrollando. La información contable y financiera de las empresas siempre ha estado en manos de los habilidosos contadores, profesionales intachables que se han convertido en la mayoría de los casos en aliados de las empresas, y en otros, se vuelven un cuello de botella.

Y la razón no salta a la vista, porque durante años los contadores se han hecho cargo de actividades operativas que pasan desapercibidas, pero que son labores que ocupan la mayor parte del tiempo de esos grandes profesionales.

La iniciativa de la DIAN de poner un ultimátum para que las empresas implementen un sistema de facturación electrónica está lejos de un objetivo de innovación en una industria que se caracteriza por tener procesos tradicionales.

Más bien, como sabemos, la necesidad de control hace que la tecnología ponga su grano de arena para llegar a donde sería imposible sin ella. Pero un beneficio colateral que ha logrado la facturación electrónica es obligar a muchas empresas proveedoras a migrar a herramientas modernas y amigables.

Ahora los clientes están pidiendo a gritos soluciones interconectadas, que estén en la nube y que realmente brinden una solución eficiente al problema del manejo de la información financiera y contable de las empresas.

Tipos de soluciones de facturación electrónica

Podemos resumir las soluciones de facturación electrónica en tres: la primera, que seguramente prefieren la mayoría de empresarios, es la plataforma gratuita de la DIAN.

Es importante aclarar que ‘gratis’, no necesariamente significa sin costo, ya que alguien tiene que asumir el costo de digitar una factura que ya se hizo en un sistema contable en dicha plataforma, suponiendo que va a estar disponible las 24 horas del día y que no va a sufrir caídas cuando entre en vigor la norma y la mayoría de las empresas utilicen este mecanismo.

La segunda rama de soluciones tiene que ver con contratar un proveedor tecnológico avalado para facturación electrónica. Esta solución, al igual que la primera, implica una doble digitación de la información (en el software contable de la empresa y en la plataforma de facturación electrónica), pero seguramente va a garantizar mucho más disponibilidad y estabilidad en el servicio, por un costo adecuado.

Por último, hay soluciones totalmente integradas, donde con tan solo registrar la factura en el sistema de información, la magia de la nube y el Internet hacen posible que sin mover un dedo la factura electrónica quede registrada ante el regulador.

Nuestra conclusión

Puede ser que la facturación electrónica hoy sea una obligación, pero al final parece ser que despertó nuestro interés por tener herramientas que automaticen operaciones.

Automatizar: esa puede ser la clave en una industria donde la tecnología puede aportar mucho; en la que operaciones como contabilizar facturas, recaudos, pagos y costos, procesar miles de registros contables para sacar reportes, o presentar medios magnéticos, lo pueden hacer máquinas, en línea y con mucha más precisión de la que puede ejecutar un ser humano.

Hoy los contadores necesitan verdaderas plataformas que sirvan para ser profesionales más eficientes y verdaderos generadores de valor. Para dejar de operar tanto y concentrarse más en el análisis de la información, que es realmente para lo que se preparan.

¡Gracias facturación electrónica!

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